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Preparando Mission Australia Early Learning (MAEL) para el futuro con una solución integrada

MAEL logo

Acerca de MAEL

El Programa de Aprendizaje Temprano de Mission Australia (MAEL) es un proveedor sin fines de lucro de atención basada en centros de jardín de infantes, guardería infantil diurna y fuera del horario escolar que opera en toda Australia.

Características clave del proyecto

  • Contractor management icon

    Gestión automatizada de contratistas

  • Compliance icon

    Cumplimiento

  • Online training icon

    Capacitación en línea

El desafío

Predecir y gestionar riesgos futuros

El desafío se identificó por primera vez cuando un educador de FDC que comenzó con la organización unos años antes tenía hijos que cumplieron 18 años. Uno de los requisitos de FDC es garantizar que no solo el educador tenga un chequeo válido para trabajar con niños (WWCC), sino que además, cualquier persona mayor de 18 años que viva en la casa o visite regularmente la casa tenga un WWCC válido.

El software predominante podría ejecutar informes para los educadores de FDC, pero no para el hogar, y el seguimiento de esto fue un proceso manual. La junta de MA (como el proveedor aprobado) tenía inquietudes de que el proceso existente no era lo suficientemente sólido como para garantizar que el servicio se estuviera realizando la con diligencia apropiada. Esto creó un fuerte llamado a la acción para fortalecer el cumplimiento.

La visibilidad es clave, particularmente cuando los contratistas son remotos. Esto no está disponible cuando su información se recopila, administra y guarda principalmente en archivadores, con la adición de hojas de cálculo manuales y una producción de informes deficiente del software utilizado.

Con tal apoyo administrativo a pequeña escala, era importante para MAEL encontrar una manera de ser eficiente con los informes y el cumplimiento, al mismo tiempo que se aseguraba la evidencia documental y la garantía probatoria cuando fuera necesario.

MAEL había desarrollado una relación con Kineo y tenía una plataforma LMS en uso a para respaldar oportunidades de aprendizaje en línea accesibles para el personal y desarrollar cursos internos específicos de MAEL. El LMS también se usó para actualizar los perfiles del personal y rastrear registros de capacitación externos que también cubrieron WWCC para educadores de MAEL.

MAEL ya tenía una relación a medida con Kineo. El desafío de MAEL fue llevado a Kineo y el Sistema de Gestión de Contratistas de Kineo fue la herramienta para ayudar a resolver el problema.

OUR SOLUTION

Breaking down needs complexity

The introduction of a contractor management system replaced tiresome manual processes, provided oversight into key issues and managed their FDC workforce rigorous certification and insurance requirement.

The national regulation is to ensure that all FDC educators contracted to MAEL, are meeting the National Quality Standards and have appropriate checks in place to ensure strong due diligence and compliance is met.

Increasing transparency, oversight of credentials licensing permits etc, real time reporting in one location. Ability to select and prequalify, engage and induct, monitor and authorise their contingent workforce.

MAEL login screen

“In the discovery and implementation with Kineo, we were guided through the development of a platform specifically designed for us, addressing what we needed.”

MAEL were able to track other key household information that feeds into national legislation requirements such as pool fences, car registration, family members, regular visitor data. If the delegate of the Approved Provider for Mission Australia needed the WWCC for all people aged over 18 in an individual household, an authorised person at appropriate level of access, can log in and pass that information on.

two screens from the contractor management system

This has also provided MAEL with the ability to support the Family Day Care educators with access to digital training developed by Early Childhood Australia and internal training developed by Mission Australia specifically to support the Family Day Care educators who are working with them. By acknowledging that people learn different ways MAEL can use the platform to connect and provide growth opportunities that in previous cases would have meant the educator had to search for training opportunities on their own.

MAEL platform on a tablet and phone

El resultado

Seguridad estricta con datos sensibles.

Mission Australia tiene políticas sólidas sobre el acceso a la información personal y el CMS cumple con los requisitos de privacidad y permisos para niveles adecuados de aprobación. El panel proporciona una visión general de alto nivel del estado de los educadores de FDC y la generación de informes está generando más información de alto nivel.

MAEL también puede almacenar y acceder de forma remota para ayudar con problemas de cumplimiento, incluidas las investigaciones de los departamentos. Generalmente, cuando se realizan visitas a los departamentos, se solicitan copias de los documentos en archivo que cumplen con los requisitos legislativos. El CMS le permite a MAEL proporcionar estos documentos de manera rápida y eficiente además de fortalecer y demostrar los procesos de gobierno implementados dentro del servicio.

El sistema de gestión de contratistas de Kineo proporciona a MAEL la flexibilidad para realizar ajustes continuos para satisfacer las necesidades del negocio.

Esta herramienta reemplazó los procesos manuales, brindó a la gerencia la capacidad de

mayor supervisión de los educadores capacitados de FDC, la gestión de las calificaciones

en tiempo real no solo para cumplir con los requisitos de la legislación subyacente en la industria de la primera infancia, sino también para satisfacer a la Junta / Proveedor Aprobado.

La máxima tranquilidad

La sociedad entre MAEL y Kineo garantiza la minimización del riesgo y mantiene la reputación de MAEL dentro de la industria. Al garantizar que existen estructuras y procesos de cumplimiento sólidos en su lugar, MAEL demuestra los requisitos legislativos relacionados con la gobernabilidad. Si hay mala información y almacenamiento, o si MAEL no puede localizar los registros, podrían estar en violación y esta información puede compartirse en el sitio web del departamento, lo que podría afectar su reputación. También puede afectar la calificación de calidad para el servicio.

Esto se extiende a la seguridad de los niños En el cuidado de MAEL, las consecuencias legales relacionadas con educadores y proveedores, la licencia de MAEL y otros servicios bajo las Aprobaciones de proveedores de MAEL.

“La plataforma nos ha brindado la oportunidad de participar con nuestros educadores de Family Day Care y nos brinda la capacidad de medir y evaluar el conocimiento de nuestros contratistas. ¡También es un gran espacio para cargar acuerdos anteriores, información de residencia, capacitación, calificaciones, reuniones de cumplimiento y podríamos continuar!”

“El Contractor Management System se creó para respaldar nuestra gestión continua para garantizar que nuestros servicios FDC, educadores y niños continúen prosperando y llevando vidas enriquecidas.”

“Al inculcar el amor por el aprendizaje ahora y en su futuro, estamos ayudando a los ciudadanos más jóvenes de Australia a alcanzar su máximo potencial.”

Anna Smith, Systems and Applications Support Manager, Mission Australia Early Learning Services.