Mejorando la gestión de la información para la Agencia Tributaria de Nueva Zelanda
Sobre la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria (AT) es el departamento de servicio público de Nueva Zelanda encargado de asesorar al gobierno sobre la política tributaria, recaudar impuestos y desembolsar pagos para los programas de apoyo social. Se esfuerzan por hacer que los neozelandeses sean más simples y rápidos para pagar sus impuestos y recibir sus derechos. La AT opera en múltiples unidades de negocio, en 26 oficinas, en 17 ciudades de Nueva Zelanda.
Características claves del proyecto
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Animación 3D
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Storytelling
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Elearning personalizado
El desafío
Un nuevo enfoque para la capacitación
La visión de la AT es convertirse en una organización orientada a la inteligencia, ágil y centrada en el cliente. Sin embargo, durante una auditoría en 2013, sus prácticas de gestión de la información (IM) se identificaron como un área clave de mejora para alcanzar esa visión.
Al profundizar más en su IM, la AT identificó los puntos dolorosos:
- Dificultades para encontrar rápidamente la información correcta
- Procesos incorrectos en torno a la eliminación de información
- Operando en silos, solo compartiendo información cuando se solicita
- Tener acceso cerrado por defecto en lugar de acceso abierto
- No compartir información, lo que lleva a la duplicación de esfuerzos y la pérdida de información.
El objetivo era aumentar el conocimiento de las buenas prácticas y comportamientos de IM en la AT para garantizar el cumplimiento de la Ley de Registros Públicos de 2005 y para apoyar la creación de la capacidad de Gestión de la Información y el Conocimiento (IKM). La AT quería un nuevo enfoque de aprendizaje que tuviera un impacto y cambiara los comportamientos y la mentalidad del personal. Necesitaban una historia interesante que hablara a los corazones y las mentes de todo el personal para estimular el interés y crear un compromiso con la capacitación.
NUESTRA SOLUCIÓN
Combinando una historia convincente con un diseño creativo
El concepto del equipo del proyecto de la AT se centró en los temas de guardar, almacenar, compartir y eliminar información siguiendo buenas prácticas de gestión de la información. Redactaron una historia detallada, una narración y una colección de personajes que realmente llamarían la atención de la gente.
La historia necesitaba resonar con el personal de la organización y, por lo tanto, tenía que basarse en escenarios de la vida real. Para hacerlo bien, se llevaron a cabo amplias consultas con los empleados de todo el negocio. Estos proporcionaron componentes técnicos muy necesarios a la historia para hacerlo aún más realista.
Dando vida a la historia
Dando vida a la historia
Una vez que se estableció la dirección para esta capacitación, se le solicitó al equipo de Kineo que se uniera y proporcionara la dirección de arte para ayudar a dar vida a esta historia. El curso estaba compuesto por gráficos e ilustraciones de alta gama; los personajes fueron dibujados a mano y, en algunos casos, se utilizó animación 3D. Combinando la convincente historia de la AT con la experiencia de diseño de Kineo, el proyecto "The Rooms" se convirtió en un impresionante módulo de capacitación visual y relatable disponible para todo el personal.
Los resultados
Impactante y galardonado
Los comentarios de las personas fueron muy positivos, los usuarios disfrutaron que el contenido se entregó a través de una historia interesante con una combinación de imágenes, actividades, animación / video, audio y texto.
Después de tomar el módulo, los usuarios dijeron que cambiaron sus viejos hábitos de no compartir sus archivos y movieron las carpetas de su escritorio a la unidad compartida, demostrando la efectividad del módulo. Aquí hay algunos comentarios recibidos sobre el curso.
"Muy bien hecho, el curso de LearnIR más interesante que he hecho".
"Me encantó la forma en que se presentó en video. Me mantuvo comprometido y quería aprender los próximos pasos".
"Me convertí y eliminé la mayoría, si no todas, las carpetas innecesarias de mi escritorio. Gracias por el gran aprendizaje que me encantó".
"El enfoque de la historia fue fantástico. Deberíamos hacer más capacitaciones tipo storyline. Mantiene a la audiencia comprometida".
Este proyecto es un gran ejemplo de cómo se puede cambiar el comportamiento dentro de una organización a través de la entrega de capacitación de una manera interesante y atractiva.
La AT y Kineo también ganaron el Oro al Mejor Proyecto de Cambio de Comportamiento en los Premios LearnX 2017.
