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Un lugar optimizado y central para gestionar contratistas en la Universidad de Wollongong

Logo de la Universidad de Wollongong

Sobre la Universidad de Wollongong

La Universidad de Wollongong (UOW) emplea a más de 2470 miembros del personal a tiempo completo y administra contratistas en nueve campus diferentes. Tiene más de 30,516 estudiantes matriculados y ofrece un impresionante 476 grados. En 2013, UOW se ubicó en el 2% superior de las universidades de todo el mundo.

Características claves del proyecto

  • Icono de gestión de contratistas

    Gestión automática de contratistas

  • Icono de Compliance

    Compliance

  • Icono de capacitación online

    Capacitación online

El desafío

Pasar de manual a automático

UOW estaba buscando una solución de gestión de contratistas para centralizar la información de salud y seguridad de trabajo con contratistas y necesitaba una forma automatizada de controlar los seguros y las licencias de los contratistas. Todos los contratistas también requerían una capacitación de inducción constante que cumpliera con la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo 2011 (NSW) y los requisitos de autoseguro.

Anteriormente habían estado usando un proceso manual para evaluar e inducir a los contratistas. Este proceso se realizó en diversos grados en los diferentes campus y los miembros involucrados del personal de UOW recolectando manualmente documentación, seguros y licencias. Este sistema en papel solo almacenaba los detalles del contratista localmente, lo que no ofrecía una visión general. UOW necesitaba un nuevo proceso que pudiera ser simplificado y accesible en todos los sitios del campus.

La nueva solución ideal de gestión de contratistas necesitaba cumplir los siguientes puntos:

  • ser un vendedor basado en Australia
  • proporcionar soporte diario para el uso del sistema tanto para los empleados de UOW como para los contratistas
  • ofrecer un portal de marca
  • tener fuerza tanto en el compliace del contratista como en la capacitación online
  • ser una solución rentable (tanto para tarifas de configuración como anuales)
  • permitir la configuración del sistema en función de las necesidades de UOW

Uno de los mayores puntos de dolor de UOW para implementar una nueva solución fue acordar qué cubriría el sistema de forma realista. Algunos miembros del equipo tenían algunas expectativas poco realistas, que debían gestionarse para garantizar que no experimentarían ninguna decepción y obtendrían una amplia aceptación.

NUESTRA SOLUCIÓN

Un portal centralizado

e3Learning (ahora parte de Kineo) fue seleccionado para implementar una solución de gestión de contratistas online utilizando SitePass.

Configurar SitePass para UOW fue un proceso sencillo. Se creó un portal de marca como el punto central para todos los contratistas y administradores. Los contratistas pueden auto-registrarse y cargar todas sus licencias y calificaciones en un perfil individual. Esta información es luego verificada por el representante relevante de la UOW para asegurar que el contratista sea elegible para llevar a cabo el trabajo en la universidad.

La implementación SitePass de UOW también incluye un servicio personalizado de impresión de tarjetas. Una vez que se ha verificado a un contratista, se le entrega a la persona una tarjeta de inducción de la marca UOW, impresa con un código QR individual para que el contratista pueda identificarse e iniciar sesión en el sitio.

Una pantalla del sistema de gestión del contratista

Capacitación online personalizada

e3Learning también ayudó a crear dos cursos de capacitación online de inducción desarrollados a medida. El curso principal se asigna automáticamente a todos los contratistas que se registran en SitePass. Los administradores de UOW también pueden asignar módulos adicionales según el tipo de trabajo que realice un contratista. Cuando un contratista inicia sesión, puede acceder a los cursos que se le asignan, lo que le permite completar su capacitación online incluso antes de ingresar al sitio.

Esto asegura que todos los contratistas, sin importar en qué campus estén trabajando, tienen un proceso de inducción constante que incluye solo la capacitación relevante para el trabajo que van a realizar.

Una pantalla de bienvenida del sistema de gestión del contratista

Personalizado y con marca

La fuerte marca de UOW se replicó en su portal online y en todo el contenido del curso. El proyecto también incluyó varias otras características, incluidas notificaciones por correo electrónico personalizadas, un cuestionario de salud y seguridad laboral y la capacidad integrada para rastrear cualquier capacitación externa dentro del sistema central de SitePass.

Una pantalla de inicio de sesión para el sistema de la Universidad de Wollongong

Los resultados

179 usuarios tienen un acceso más fácil para administrar sus registros

Esta nueva solución ha asegurado que UOW mantenga su compromiso con la seguridad y la calidad del trabajo que se lleva a cabo en todos sus campus.

Otorga a UOW una mayor supervisión de sus contratistas, sin importar en qué ubicación del campus se encuentren. El sistema está siendo utilizado actualmente por 61 empresas contratistas independientes para UOW y 179 usuarios individuales.

Tras la configuración inicial, hubo cierta resistencia por parte de los miembros del personal y los contratistas para pasar a un nuevo proceso. Esto se solucionó rápidamente una vez que el sistema y sus beneficios fueron entendidos correctamente por todos los usuarios.

El equipo de UOW quedó particularmente impresionado y complacido por el nivel de servicio que recibieron de e3Learning. También hicieron sugerencias que informan el desarrollo continuo de la solución SitePass.