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21

Mar 2018

Los 5 mejores consejos para facilitar tu proceso de migración LMS

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Rodrigo Bolaños

Rodrigo Bolaños

CEO Kineo Latam

¿Estás listo para cambiar a una nueva plataforma de capacitación online? ¿estás buscando formas de minimizar el estrés del proceso de implementación de una nueva LMS? En este artículo, compartiremos 5 consejos de expertos a la hora de migrar de una LMS antigua a una nueva.

5 claves para facilitar tu proceso de migración LMS

Has hecho tu tarea y has elegido la mejor LMS para tu organización. Eres ahora un propietario orgulloso de un nuevo sistema de gestión de aprendizaje. ¿Pero a dónde vas desde aquí? ¿Cómo mueves todos tus datos y preparas a tu equipo para la tarea que tienes por delante? Aquí hay 5 consejos principales para ayudarte con tu proceso de migración de LMS.

1. Crea una línea de tiempo realista

Es casi imposible calcular las fechas exactas. Sin embargo, puedes crear una línea de tiempo realista que incluya estimaciones para cada tarea. Por ejemplo, cuánto tiempo llevará migrar los datos o lanzar la LMS en toda la compañía. Reúnete con tu equipo de L&D para identificar qué subtareas están involucradas y cuánto tiempo necesitan para abordarlas. Deja algo de espacio en el programa para retrasos inesperados y enfatiza la importancia de la comunicación continua. Si tu equipo de L&D ve un problema en el horizonte, deberían sentirse cómodos expresando sus opiniones y preocupaciones.

2. Establece metas mensurables con tu equipo de L&D

No hay línea de tiempo completa sin objetivos mensurables y resultados deseados. Debes crear hitos más inmediatos, así como los objetivos generales para el proyecto de migración LMS. Por ejemplo, el departamento de IT debe tener instalado el sistema LMS y solucionar los problemas técnicos antes de que finalice la primera semana. Nuevamente, esta es otra razón por la cual las reuniones regulares del equipo son esenciales. Te dan la oportunidad de establecer objetivos viables y garantizar que todos estén a bordo. También es aconsejable crear criterios para supervisar el progreso de migración de LMS. ¿Cómo evaluarás cada etapa del proyecto de migración LMS? ¿Y quién estará a cargo del proceso de evaluación?.

3. Evalúa tus activos

Ya tienes material de capacitación online y herramientas de terceros. Ahora, debes integrar todos estos recursos en el nuevo Sistema de gestión de aprendizaje. Por lo tanto, debes reunir y evaluar tus activos actuales antes de tiempo para ver dónde te encuentras. Puedes descubrir que ciertas herramientas son incompatibles con tu nuevo LMS. Como tal, tendrás que invertir en nuevas herramientas o encontrar formas creativas para hacer que funcionen. Del mismo modo, es posible que algunos de tus recursos de capacitación online no sean compatibles con el nuevo Sistema de gestión de aprendizaje. La evaluación de tus activos también te permite crear un cronograma más realista, en función de la complejidad de la migración de datos. Por ejemplo, es posible que necesites volver a formatear ciertos materiales interactivos. Por último, comienza con los elementos más esenciales y luego avanza por la lista. Transfiera datos de usuarios confidenciales o contenido de aprendizaje primero, para que no quede nada importante.

4. Capacita a los capacitadores

Tus instructores, administradores y gerentes son tus defensores del sistema. Como tal, necesitan conocer los pormenores del nuevo LMS. Aquí hay algunos consejos para mantener a tus capacitadores en el circuito:

Realiza reuniones semanales de equipo: Programa reuniones semanales con tu personal de L&D para dar actualizaciones y responder preguntas urgentes. Registra la sesión para los instructores que no pueden asistir. Existe una variedad de plataformas de videoconferencia que pueden acomodar grupos más grandes. También puede optar por reuniones uno a uno para equipos más pequeños o para proporcionar soporte adicional.

Solicita información: Los instructores online tienen una visión única de lo que funciona y lo que necesita mejorarse. Como tal, es aconsejable solicitar sus comentarios y recomendaciones. ¿Hay aspectos de tu antiguo LMS que obstaculizaron el proceso de capacitación online? Si es así, ¿cómo puede el nuevo LMS abordar estos problemas y mejorar los beneficios de tu programa de capacitación online?.

Proporciona recursos de soporte: Tus empleados requieren recursos de capacitación online en el "momento de necesidad" para mejorar la productividad en el lugar de trabajo. La misma regla se aplica a tus instructores y facilitadores online. Necesitan recursos de soporte continuos para aprovechar al máximo tu nueva plataforma LMS. Esto les permite convertirse en recursos de soporte por derecho propio. Por ejemplo, un usuario corporativo se encuentra con un problema para acceder al LMS. Pueden recurrir al facilitador para obtener ayuda, ya que el facilitador ha recibido la capacitación adecuada.

Crea un foro online: Los foros online, blogs y grupos de redes sociales son otra gran fuente de apoyo para los instructores online. Pueden compartir ideas, opiniones y comentarios con sus compañeros. Estas plataformas también te permiten recopilar comentarios sobre tu nuevo LMS y hacer las modificaciones necesarias. Por ejemplo, el foro online revela que tus instructores no están contentos con las funciones de informes de LMS. Por lo tanto, puede buscar métricas de LMS personalizadas que hacen que la herramienta sea más funcional.

Lleva a cabo una prueba: Antes de lanzar tu nuevo LMS, es crucial llevar a cabo una prueba y garantizar que todo funcione sin problemas. Haz que tu equipo de IT esté preparado para detectar fallas técnicas de último minuto e invite a un grupo selecto de personas a probar la experiencia general del usuario. Por ejemplo, qué fácil es acceder y navegar el nuevo LMS. Realiza un focus group o una encuesta después del hecho para recopilar sus pensamientos y opiniones, y luego, haz los ajustes necesarios antes del gran lanzamiento.

5. Utiliza una plataforma online de gestión de proyectos

Este tipo de plataformas es imprescindible para los equipos geográficamente dispersos. Estas herramientas online ayudan a los colaboradores a mantenerse en contacto y cumplir con los plazos. Pueden ver rápidamente sus asignaciones de capacitación online, calendarios de proyectos y proporcionar comentarios inmediatos. La mayoría de estas herramientas también cuentan con un sistema de mensajería integrado para agilizar la comunicación.

Mantén este artículo a mano para agilizar el proceso de migración de tu LMS y eliminar el estrés de la implementación del nuevo sistema. Evalúa continuamente tu estrategia de capacitación online. Tu nuevo LMS viene con nuevas características y funciones. Tómate tu tiempo para explorar la plataforma y descubrir formas innovadoras de abordar las necesidades de capacitación.

Si deseas continuar hablando sobre como optimizar tu proceso de migración LMS, contáctanos aquí, estamos encantados de poder ayudarte con tus desafíos. 

Rodrigo Bolaños

Rodrigo Bolaños

CEO Kineo Latam

Rodrigo es el fundador y CEO de Kineo Latam, responsable de la gestión general de la región. Es un apasionado del rendimiento empresarial, el diseño, el aprendizaje y la tecnología; ha tenido la oportunidad de trabajar en muchos países de América Latina y cuenta con más de 15 años de experiencia en funciones relacionadas con la planificación empresarial, la consultoría, el aprendizaje y la tecnología en compañías multinacionales que brindan servicios a empresas Fortune 500 en todo el mundo.


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